home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Arsenal Files 6 / The Arsenal Files 6 (Arsenal Computer).ISO / business / cjpos541.zip / MANUAL.TXT < prev    next >
Text File  |  1996-03-11  |  100KB  |  1,846 lines
  1. @x1t1
  2.        ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  3.        ║                                                                 ║
  4.        ║                   CJPOS Point─of─Sale System                    ║
  5.        ║                                                                 ║
  6.        ║                       OPERATIONS MANUAL                         ║
  7.        ║                                                                 ║
  8.        ║              CJPOS 5.40             11 March 1996               ║
  9.        ║                                                                 ║
  10.        ║                  Cuyahoga Computing Co. 1996                    ║
  11.        ║                                                                 ║
  12.        ║                  Support Line: 216─587─1590                     ║
  13.        ║                                                                 ║
  14.        ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  15.          ╔══════════════════════════════════════════╗
  16.          ║   TABLE OF CONTENTS                      ║
  17.          ╚══════════════════════════════════════════╝
  18.          System Setup               ........ 22 - 28
  19.          Features List              ........  2
  20.          BASIC OPERATION            ........  2
  21.          Main Menu Options
  22.             Employee Maintenance    ........  3 - 4
  23.             Close Register          ........  4
  24.             Payouts                 ........  4 - 5
  25.             System Setup            ........ 22 - 28
  26.             Exit System             ........  5
  27.             Toggle SKU / Menu Entry ........  5
  28.          Estimates Menu
  29.             Recall Estimate         ........  6
  30.             Save Estimate           ........  6
  31.          Adjust Menu                ........  7
  32.          Customer Menu
  33.             Information             ........  8
  34.             History                 ........  9
  35.             Add New                 ........  9
  36.          Reports Menu 
  37.             Daily Sales             ........ 10
  38.             Reporting Menu          ........ 11
  39.             Sales Analysis          ........ 12 - 14
  40.          Inventory Menu
  41.             Category / Department Update ... 15 - 16
  42.             Changing Item Names / Qty ...... 16
  43.             Changing Stock Prices / Cost ... 17
  44.             Stock Re-order Points   ........ 18
  45.             Stock Printing Options  ........ 19 - 21
  46.             SKU Sets/Kits           ........ 22
  47.          Accounting
  48.             Store Account Payment   ........ 33
  49.             List Store Accounts     ........ 33   
  50.             Vendor Editing          ........
  51.          Adding To Inventory        ........ 29 - 30
  52.          ASCII Export Files         ........ 31 - 32
  53.          Voids / Return / Exchanges ........ 33
  54.          Reprinting Invoices        ........ 33
  55.          System Reset               ........ 34
  56.          LAYAWAY ACCOUNTS           ........ 34
  57.          Notes                      ........ 35 - 36
  58. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  59.         (C) Copyright 1996, Cuyahoga Computing, All Rights Reserved.
  60. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  61.  
  62.                      CJPOS POS MANUAL                             2
  63. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  64.    System Features
  65.  
  66.    * Real-time inventory tracking. Inventory is decremented every time an 
  67.      item is sold. Item menu pop provides instant knowledge of on hand stock.
  68.    * Estimate saving & retrieval. Write up a quote, print it & save it.
  69.      Saves time when converting to invoices.
  70.    * Barcode capability using a keyboard wedge style barcode reader. 
  71.      Simply plug the 'wedge' between the keyboard and the computer.
  72.    * Can add inventory/stock items 'on the fly' while writing invoices.
  73.      The system does not lock you into hours of tedious data entry before
  74.      use.
  75.    * Full adjustment of on screen information. Quantity, price, line item 
  76.      price, labor hours/price, & discounts can be applied before committing
  77.      to invoice or when revising estimates.
  78.    * Customer data/history capture. Your important client information is 
  79.      saved & updated with each invoice. CJPOS provides customer purchase 
  80.      history recall for viewing and can be printed.
  81.    * ZIP / Postal Code capture. Every new ZIP code is remembered by the  
  82.      system. When a new customer is encountered with the same code, CJPOS
  83.      automatically inserts the city, state, & area code for that ZIP code.
  84.      A nice time saver.
  85.    * A variety of reports: Daily Sales, Daily Payouts, Sales Analysis, 
  86.      Inventory information. 
  87.    * Canadian GST IS supported by this program, as well as Provincal Tax !!
  88.    * Individual labors/items assigned per mechanic/salesperson can enabled 
  89.      in System Setup. When Sales Analysis performed the individuals 
  90.      receive credit.
  91.    * ASCII Data Export files. Results of Sales Analysis & Daily Sales can
  92.      be exported to a spreadsheet program. 
  93.    * Can be run in a DOS window in Windows(R) or O/S 2 (R). 
  94.  
  95.  
  96.    BASIC OPERATION
  97.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  98.       The list box on the left of the screen contains different 
  99.    departments. For the demo databases these departments are Services, 
  100.    Exhaust, Emmisions, Brakes, Shocks & Struts, Springs, and so on till 
  101.    Miscellaneous. After selecting one of these a window pops up with 
  102.    various categories. For example, select the Exhaust Department with 
  103.    parts such as mufflers, pipes, hangers, clamps, etc.  Using the cursor 
  104.    keys moves a selection box to a part category.  Say we chose Mufflers, 
  105.    now striking the Enter key replaces the first window with a second window
  106.    listing the part numbers under that category. For our example,
  107.    we choose #1811G of Mufflers by using the cursor keys again to move
  108.    the selection box. This exact part number for Mufflers has the price 
  109.    to go with it. Finally the quantity is prompted at the bottom of the 
  110.    window; the default value is 1. If the SKU Number representing the 
  111.    part is known that SKU can be scanned using barcodes or typed. To switch 
  112.    to that mode of entry select "Toggle SKU / Menu Entry" from the 'Main'
  113.    menu.
  114.       For the Services department, canned descriptions of labor are 
  115.    loaded in with their hour quantity.  These descriptions can be added 
  116.    to. The appropiate labor rate is then selected. The Labor/Services 
  117.    department is not required to be part of the system however.
  118.       When a receipt is ready, it can be saved as an estimate, or finalized 
  119.    as TENDERING to Cash, Check, Visa/MC, Discover, American Express.  
  120.       Customer information then prompted before the end of a sale.  
  121.    Previous information can retrieved if a sale re-occurs to the same 
  122.    customer at a later date by providing several letters of the last name, 
  123.    the last 4 digits of their phone, or by their customer number.
  124.  
  125.                      Main Menu Options                            3
  126. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  127.    Employee Maintenance
  128. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  129.    Adding or Editing Employees ─ A standard information screen is first
  130.    presented such as:
  131. ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  132. ║                      Editing Employee Information # 2                      ++
  133. ║                             Personal Information                             ║
  134. ║                +────────────+                      +────────────+            ║
  135. ║ First Name     ║Bob         ║         Last Name    ║Balsor      ║            ║
  136. ║                +────────────+                      +────────────+            ║
  137.   etc,.....  ,etc .....,
  138.  
  139. ║                +────────────+                     +────────────────────────+ ║
  140. ║                +────────+                         ║ Ctrl+F5 ─ Exit & Save  ║ ║
  141. ║ Birth Date     ║06─14─61║                         ║   Page Dn / Page Up    ║ ║
  142. ║                +────────+                         +────────────────────────+ ║
  143. ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  144.  
  145. But this next screen has some items which should be noted:
  146. ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  147. +║                      Editing Employee Information # 2                    ++
  148. ║                             Company Information                            ║
  149. ║                +──+                              +────+                    ║
  150. ║ Division       ║ 1║              Store Number    ║   1║                    ║
  151. ║                +──+                              +────+                    ║
  152. ║                +──────+  +────────────────+                                ║
  153. ║ Status         ║ FT   ^  ║Full Time       ║                                ║
  154. ║                ║ AM   ~  +────────────────+                                ║
  155. ║                +──────+                                                    ║
  156. ║                +──────+                                                    ║
  157. ║ Password       ║Y     ║                [X] Display on Screen               ║
  158. ║                +──────+                                                    ║
  159. ║                                                                            ║
  160. ║ () Hourly                ( ) Salary                                       ║
  161. ║                                                                            ║
  162. ║                +──────────+                      +────────────+            ║
  163. ║ Pay Rate       ║     .00  ║      Inactive Date   ║            ║            ║
  164. ║                +──────────+                      +────────────+            ║
  165. ║                +──────+                                                    ║
  166. ║Commission Rate ║   .00║                           +───────────────────────+║
  167. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  168.  
  169.    1. Status : 
  170.       The status level - PT, FT, AM, MG, DM determines the level of    
  171.       access that the individual has for the system. For example to get to 
  172.       this screen the default manager, # 1, MG, has a security level of 4.
  173.       The MENUS.DBF database sets the security level required to do things 
  174.       such as Employee Maintenance. The CJPOS system standard level for
  175.       adding new stock, inventory adjustment, etc. is set at this level 4,
  176.       or MG ─ Manager. 
  177.    2. Password : 
  178.       Used by the employee when accessing security sensitive
  179.       areas of the system. Only they & their supervisor should know the
  180.       password for the employee.
  181.  
  182.                      Main Menu Options                            4
  183. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  184.    Employee Maintenance
  185. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  186.    3. Display On Screen :  
  187.       If the District Manager or Manager does not want his name displayed in
  188.       the employee list on screen.
  189.       
  190.    4. Inactive Date:
  191.       Date the employee left or was terminated. An employee will remain in
  192.       the system until the end of the fiscal year for tax & payroll reasons.
  193.       Hence, a deleted employee really just becomes "inactive" until the end
  194.       of the year.
  195.  
  196.    5. Payrate & Hourly/Salary:
  197.       Presently has no effect until the payroll entry module is finished.
  198.  
  199.    6. Commision Rate:
  200.       Will be used for future reports.
  201. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  202.    Close Register
  203. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  204.    To begin a new date the system must be closed daily. Closing the 
  205.    register results in finalizing the register date records. The screen
  206.    will reflect the REGISTER DATE, NOT THE COMPUTER SYSTEM DATE.
  207. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  208.    Payouts
  209. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  210.    Selecting 'Options' results in the following screen:
  211. ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  212. ║ +║_║                               Payouts                              ++─+
  213. ║ ║                                                                        ║─+
  214. ║ ║             Saturday         Register # 1         06─03─95             ║ ║
  215. ║ ║                         +──────────────────────+                       ║ ║
  216. +─║                         ║ There Are No Payouts ║                       ║─+
  217. +─║                         +──────────────────────+                       ║─+
  218. +─║        +──────────+   +──────────+    +──────────+   +──────────+      ║─+
  219. ║ ║        ║   Print  ║   ║   Edit   ║    ║   Add    ║   ║   Date   ║      ║─+
  220. ║ ║        +──────────+   +──────────+    +──────────+   +──────────+      ║─+
  221. ║ ║                           Tab Between Choices                          ║ ║
  222. ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  223.    1. Print ─ Prints the following report for the date displayed.
  224.    EXAMPLE:
  225. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  226. ║                                 DAILY PAYOUTS                              ║
  227. ║                            Monday        05─01─95                          ║
  228. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  229.     Napa                                    CASH                    11.98
  230.     Aramark                                 CASH                    58.29
  231.     Midwest Engine Sales                    CHECK                  465.00
  232. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  233. ║                                                                            ║
  234. ║                    CASH PAYOUTS            2 $     70.27                   ║
  235. ║                    OTHER PAYOUTS           1 $    465.00                   ║
  236. ║                                                                            ║
  237. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  238.  
  239.                      Main Menu Options                            5
  240. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  241.    Payouts
  242. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  243.  
  244.       If A Range of Dates is selected then that list can be printed as well.
  245.       The list will be created/printed by either chronological date,( Sort by
  246.       Date) or by reason of payout ( Sort by reason).
  247.  
  248.    2. Edit 
  249.       Editing of payout name & amount is allowed.
  250.  
  251.    3. Add
  252.       Allows the addition of a payout to the list. Select reason for payout
  253.       from list. Some reasons have sub-categories, such as Utilities.
  254.       If applicable, a vendor name is then chosen. Finally the amount entered
  255.       & method of payment is selected.
  256.  
  257.    4. Date
  258.       Will allow the viewing/printing/editing of payouts from a previous
  259.       sales date.
  260.  
  261. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  262.    Exit System
  263. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  264.    Standard POS system setup allows the exit to DOS for managers.
  265.  
  266.  
  267. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  268.    Toggle Menu / SKU Entry
  269. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  270.    Switches system from the default menu mode to direct SKU Entry.
  271.  
  272. ║Department        Description       Part #           Price     Qty    Total ║
  273. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  274.      DEPARTMENTS           Menu Mode
  275. +────────────────────+     *=====================================*
  276. ║ Labor              ^     *This box to the left is the standard *
  277. ║ Exhaust            ^     * 'Menu Mode' for CJPOS to do a sale  *
  278. ║ Emissions          _     *=====================================*
  279. ║ Brakes             _
  280. ║ Tuneup             _
  281. ║ Misc Stuff         ~
  282. +────────────────────+                                  
  283.  
  284. + SKU Number Entry ──+     *=====================================*
  285. ║                    ║     *This box to the left is the optional *
  286. ║                    ║     *'SKU Entry' for CJPOS. Direct entry  *
  287. ║                    ║     * of a part's SKU Number is used. If  *
  288. +────────────────────+     * the SKU Number is a barcode then    *
  289.                            * that barcode can be scanned in.     *
  290.                            *=====================================*
  291.  
  292. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  293.    Help F1 - Viewing/searching of this file
  294. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  295.  
  296.  
  297.                      Estimates                                    6
  298. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  299.    Recall Estimate (Ctrl+R)
  300. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  301.       ────────────────────────────────────────────────────
  302.       ║                                                  ║
  303.       ║               +──────────────────+               ║
  304.       ║               ║  Estimate Number ║               ║
  305.       ║               +──────────────────+               ║
  306.       ║               +──────────────────+               ║
  307.       ║               ║   Customer Name  ║               ║
  308.       ║               +──────────────────+               ║
  309.       ║               +──────────────────+               ║
  310.       ║               ║     List All     ║               ║
  311.       ║               +──────────────────+               ║
  312.       ────────────────────────────────────────────────────
  313.       For the retrieval of saved estimated several methods are allowed.
  314.       Direct number entry, provide several letters of the customer last
  315.       name, & finally a list of all estimates in the system. Once retrieved
  316.       the estimate is on screen like any invoice. Estimates are NOT deleted
  317.       until they are converted to invoices. Undesired estimates can be
  318.       removed by: 
  319.          1) Recall the estimate.
  320.          2) Screen appears with option to continue with estimate load or
  321.             to Delete the estimate.
  322.  
  323. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  324.    Save Estimate                                                             
  325. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  326.       A customer quote can be saved as an estimate for later recall
  327.       and finalizing. Incomplete invoices could also can be saved as 
  328.       estimates. The estimate feature is especially useful for a large
  329.       invoice; any modifications to the customer's original quote can be
  330.       performed after recalling, modifying, & re─saving the estimate. 
  331.       Therefore when the customer appears on the premises, the estimate
  332.       is recalled, tender method is asked, & the invoice printed ─ the
  333.       customer does not have to wait while you finalize their bill.
  334.  
  335.  
  336.                      Adjust                                       7
  337. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  338.  
  339.  
  340.  
  341.   Main    Estimates    Adjust   Customer    Reports    Inventory
  342.   Brookpark Certifie+─────────────────────────+aturday    06─03─95   11:51 PM
  343. +───────────────────║  Item Qty or Price      ║──────────────────────────────+
  344. ║Department        D║  Labor                  ║       Price     Qty    Total ║
  345. +───────────────────║  Discount Single Item   ║──────────────────────────────+
  346.                     ║  Employee Discounts     ║
  347.                     ║  Total Price / Discount ║
  348.                     +─────────────────────────+
  349.  
  350.  
  351.  
  352.   ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  353.   ║ The Adjust menu above presents several choices to adjust the invoice or ║ 
  354.   ║ estimate that is loaded on screen.                                      ║
  355.   ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  356.  
  357.       * 'Item Qty or Price' allows the quantity adjustment of line item,
  358.          adjust the price each, or the total line price. If the total line
  359.          price is less than the original then a 'D' will appear next to the
  360.          price each indicating a Discount. Pressing 'DELete' will remove
  361.          the line entirely. 
  362.  
  363.       *  'Labor' option will change either the total hours or the total 
  364.          price for that service, adjusting the hours accordingly. Presently
  365.          the only way to change the demo labor rates is to use a dBASE file
  366.          browser (available to all registered users).
  367.  
  368.       *  'Discount Single Item' will apply a discount to just one line of 
  369.          the invoice. If chosen more than once the system will record the 
  370.          sum total discount.
  371.  
  372.       * 'Employee Discounts' are for those businesses whom allow employee
  373.         purchases & provide a discount. The DISCOUNT.DBF controls the type
  374.         & amount of discounts. (dBase browser needed to modify)
  375.  
  376.       * 'Total Price / Discount' applies selected discount to the entire 
  377.          receipt. Total Price will back figure the taxes & discounts 
  378.          to arrive at the final gross price. 
  379.  
  380.       * Single line items/labors can be set to non-taxable or non-PST or
  381.         non-GST using this 'Adjust' menu in "Item Qty or Price" or "Labor".
  382.  
  383.  
  384.                      Customer                                     8
  385. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  386.  
  387.  
  388.   Main    Estimates    Adjust   Customer    Reports    Inventory
  389.   Brookpark Certified Auto   R+─────────────────────────+ 06─03─95  11 53 PM
  390. +─────────────────────────────║ Information             ║────────────────────+
  391. ║Department        Description║ History                 ║ce     Qty    Total ║
  392. +─────────────────────────────║ Add New                 ║────────────────────+
  393.                               +─────────────────────────+
  394.  
  395. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  396.    Information
  397. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  398.    Customer information provides a quick lookup of general customer 
  399.    information.  The customer information can be modified here as well as
  400.    undesired names removed from the system.
  401.  
  402.    * Customer/Estimate Notes can be accessed by pressing 'F8' in
  403.      customer information screen.
  404.  
  405.  
  406.    The screen below is an example.
  407.  
  408. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  409. +║                            CUSTOMER INFORMATION                          ++
  410. ║  Save &Exit:  F5                                                           ║
  411. ║                +────────────+            +────────────+  LTD Sales $208.06 ║
  412. ║ First Name     ║Chris/Cindy ║  Last Name ║Ryba        ║                    ║
  413. ║                +────────────+            +────────────+                    ║
  414. ║                +─────────────────────────+             +───────────────+   ║
  415. ║ Address 1      ║5413 East 131st Street   ║    Address 2║               ║   ║
  416. ║                +─────────────────────────+             +───────────────+   ║
  417. ║                +────────────────+              +────+                      ║
  418. ║ ZIP Code       ║44125           ║      State   ║OH  ║                      ║
  419. ║                +────────────────+              +────+                      ║
  420. ║                +────────────────────+                   +────────────────+ ║
  421. ║ City           ║Garfield Hts        ║        Home Phone ║587─1595        ║ ║
  422. ║                +────────────────────+                   +────────────────+ ║
  423. ║                +────────────────────+                   +────────────────+ ║
  424. ║ Make &Model    ║87 Grand Am                  Work Phone ║498─4414x333    ║ ║
  425. ║                +────────────────────+                   +────────────────+ ║
  426. ║                +────────────────────+                                      ║
  427. ║ Engine         ║2.5L 4 cylinder     ║                                      ║
  428. ║                +────────────────────+                                      ║
  429. ║                +────────────────────+               +────────────────────+ ║
  430. ║ Mileage        ║97,625              ║ VIN Code      ║_____               ║ ║
  431. ║                +────────────────────+               +────────────────────+ ║
  432. ║                                Customer # 1383                             ║
  433. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  434.  
  435. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  436. ║  The last four items in the example above ─ Make &Model, Engine, Mileage,  ║ 
  437. ║  and VIN Code ─ can be changed to your specific needs in 'System Setup'    ║
  438. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  439.  
  440.  
  441.                      Customer                                     9
  442.  
  443. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  444.    History
  445. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  446.    First recall the customer using one of three methods:
  447.       'Last Name' , 'Phone Number' or 'Customer Number'
  448.    For example, select the customer desired by using the 'Last Name' option. 
  449.    In the case below the letters 'RYB' were entered and Ted Ryba was selected 
  450.    from the customer list. The next screen appears with the date prompt. 
  451.    It was changed to '01─01─93' which is the earliest possible date on this 
  452.    install. The exact date is not neccesary. The report was then generated 
  453.    to the screen. Hitting 'F5' will print it.
  454.  
  455.    EXAMPLE:
  456. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  457. ║                    Customer Purchase History For Ted Ryba                  ║
  458. ║                              Saturday, 06─03─95                            ║
  459. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  460.  
  461. ========== INVOICE #     652  ==========  Saturday    , 05─08─93  ============
  462.      Lifetime Metallic Pads  MX7136                       1.000   43.95
  463.      Resurface disc rotor    ****                         1.000    9.00
  464.      Disc Brake Rotors       60678─512                    1.000   39.88
  465.      Install new front disc brake pads                     .600   18.00
  466.      Replace left front disc rotor                         .000     .00
  467. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~  TENDER TOTAL $   118.59  ~~~~~
  468.  
  469. ========== INVOICE #     891  ==========  Tuesday     , 08─10─93  ============
  470.      Power Brake Booster     *used*                       1.000   75.00
  471.      R & R power brake booster.                           1.500   51.00
  472. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~  TENDER TOTAL $   134.82  ~~~~~
  473.  
  474. ========== INVOICE #    2568  ==========  Monday      , 05─01─95  ============
  475.      Resurface Disc Rotor    Each                         2.000   18.00
  476.      Check high idle.  Clean idle air control passage.     .200    8.00
  477.      R & I front calipers to turn rotors.                  .600   21.00
  478. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~  TENDER TOTAL $    50.29  ~~~~~
  479.  
  480. ===============  GROSS SALES TOTAL SINCE 01─01─93 : $    303.70  =============
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  487.    Add New
  488. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  489.    Allows the addition of customers to the system. Normally the customer
  490.    database is appended during the course of a sale. 
  491.  
  492.  
  493.                      Reports                                     10
  494.  
  495. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  496.    Daily Sales
  497. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  498.    The daily sales totals can be viewed & printed. The 'Options' on the 
  499.    Daily Reports screen allows for printing current sales date, view/print a
  500.    previous sales date, or creating a summary report of sales for any date 
  501.    period as well. For the example below to create the summary 
  502.    'Range Of Sales Dates' was selected. Then enter the desired date range
  503.    was entered. In this case 03─01─95 was first, then 03─31─95 to do a
  504.    report for March '95. It does not matter if the beginning date was not an
  505.    actual sales day. 'Options' was chosen again, then  'Print Current Totals'
  506.    to print the on screen report. When the summary report is generated a
  507.    SALE_DAY.OUT file will be created for export to an outside source using 
  508.    the export method selected in 'System Setup'.
  509.  
  510.  EXAMPLE:
  511. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  512. ║                           Summary of Daily Sales                           ║
  513. ║                  Wednesday , 03─01─95 TO Thursday , 03─30─95               ║
  514. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  515.  
  516.                      CASH                     $    9,124.27
  517.                      CHECK                    $    8,579.72
  518.                      Visa / MasterCard        $    3,368.14
  519.                      Discover                 $       57.31
  520.                      American Express         $      771.20
  521.                      House Charge             $        0.00
  522.                      Store Coupon             $        0.00
  523.  
  524. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  525. ║                    REGISTER TOTAL REVENUES $   21,900.64                   ║
  526. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  527.  
  528.                      *****  Register  Sales  Detail  *****
  529.  
  530.                      GROSS SALES              $   21,900.64
  531.                      TAX EXEMPT SALES         $      512.01
  532.                     ───────────────────────────────────────
  533.                      SALE REFUNDS             $        0.00
  534.                      SALES TAX                $    1,405.95
  535.                      FEES                     $       93.80
  536.                      VOIDS                    $        0.00
  537.                     ───────────────────────────────────────
  538.                      CASH PAYOUTS           86$    2,593.94
  539.                      OTHER PAYOUTS            $        0.00
  540.  
  541. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  542. ║                                                                            ║
  543. ║                    REGISTER NET SALES       $   20,400.89                  ║
  544. ║                    REGISTER BANK DEPOSIT    $   19,306.70                  ║
  545. ║                                                                            ║
  546. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  547.  
  548.  
  549.  
  550.                      Reports                                     11
  551.  
  552. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  553.    Reporting Menu
  554. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  555.  
  556.    Several choices are presented here:
  557.  
  558.    1. Vendor List - Create a list of the vendors loaded into the system.
  559.                     The on screen report can be printed using 'F5'. The
  560.                     Vendor list can be narrowed to a range of names if
  561.                     desired.
  562.  
  563.    2. Sales By Hour - A listing of the total sales by hour for the range
  564.                     of dates chosen. The end of the report provides a summary
  565.                     for the date range selected.
  566.  
  567.    3. Invoice Summary - A listing of every invoice number for the range of
  568.                     dates specified. Details include invoice total, taxes,
  569.                     type of tender, and type of Sale.
  570.  
  571.    4. Invoice Detail  - A by invoice listing of the items/labors sold during
  572.                     the range of dates specified.
  573.  
  574.  
  575.         ***** INVENTORY REPORTS ARE ACCESSED THRU THE INVENTORY MENU *****
  576.  
  577.  
  578.                      Reports                                     12
  579.  
  580. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  581.    Sales Analysis
  582. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  583.  
  584.    The choices presented are the following:
  585.  
  586. +─────+     +─+ +─────+ +─────+ +──────++─────+     +─+ +─────+ +────+ +─────+
  587. ║ +───+     ║ ║ ║ +─+ ║ ║ +─+ ║ ║ +────+║ +───+     ║ ║ ║ +─+ ║ ║ ++ ║ ║ +───+
  588. ║ ║         ║ ║ ║ +─+ ║ ║ ║ ║ ║ ║ +────+║ ║         ║ ║ ║ +─+ ║ ║ ║║ ║ ║ +───+
  589.                   +────────────────────────────────────────────+
  590. ║ ║         ║ ║+║_║           Product Sales Analysis           ++ ║║ ║ +────+║
  591. ║ +───+ +───+ ║║                                                ║ ++ ║ +────+║
  592. +─────+ +─────+║      +──────────────────────────────────+      ║───+ +─────+
  593. +─────+     +─+║      ║    Select Method Of Analysis     ║      ║───+ +──────+
  594. ║ +───+     ║ ║║      +──────────────────────────────────+      ║ +─+ ║ ║ +──+
  595. ║ ║         ║ ║║                                                ║ ║ ║ ║ ║ +──+
  596. ║ ║         ║ ║║             +──────────────────────+           ║ ║ ║ ║ +──+ ║
  597. ║ +───+ +───+ ║║             ║    All Departments   ║           ║ +─+ ║ +──+ ║
  598. +─────+ +─────+║             +──────────────────────+           ║─────+ +────+
  599. +─────+ +─────+║             +──────────────────────+           ║─────+ +────+
  600. +─────+     +─+║             ║     By Associate     ║           ║─────+ +────+
  601. ║ +───+     ║ ║║             +──────────────────────+           ║ +─+ ║ ║ +──+
  602. ║ ║         ║ ║║                                                ║ ║ ║ ║ ║ +──+
  603. ║ ║         ║ ║║                                                ║ ║ ║ ║ +──+ ║
  604. ║ +───+ +───+ ║+────────────────────────────────────────────────+ +─+ ║ +──+ ║
  605. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  606.    The 'All Departments' choice will sum all items independent of who was the 
  607.    seller whereas the 'By Associate' summary will group items sold by each
  608.    employee. After summary method is chosen, next is desired dates:
  609. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  610. ║║ ║         ║ ║ ║ +─+ ║ ║ ║ ║ ║ ║ +────+║ ║         ║ ║ ║ +─+ ║ ║ ║ ║ ║ ║ +──
  611.                   +────────────────────────────────────────────+             
  612. ║ ║         ║ ║+║_║       All Department Product Totals        ++ ║ ║ ║ +────+
  613. ║ +───+ +───+ ║║                                                ║ +─+ ║ +────+
  614. +─────+ +─────+║      +──────────────────────────────────+      ║─────+ +─────
  615. +─────+     +─+║      ║    Select Dates For Analysis     ║      ║─────+ +─────
  616. ║ +───+     ║ ║║      +──────────────────────────────────+      ║ +─+ ║ ║ +───
  617. ║ ║         ║ ║║             +──────────────────────+           ║ ║ ║ ║ +────+
  618. ║ +───+ +───+ ║║             ║      Single Date     ║           ║ +─+ ║ +────+
  619. +─────+ +─────+║             +──────────────────────+           ║─────+ +─────
  620. ║ +───+     ║ ║║             +──────────────────────+           ║ +─+ ║ ║ +───
  621. ║ ║         ║ ║║             ║     Range of Days    ║           ║ ║ ║ ║ ║ +───
  622. ║ ║         ║ ║║             +──────────────────────+           ║ ║ ║ ║ +────+
  623. +─────+ +─────+║             +──────────────────────+           ║─────+ +─────
  624. +─────+     +─+║             ║      Sales Week      ║           ║─────+ +─────
  625. ║ +───+     ║ ║║             +──────────────────────+           ║ +─+ ║ ║ +───
  626. ║ +───+ +───+ ║+────────────────────────────────────────────────+ +─+ ║ +────+
  627. +─────+ +─────+ +─+     +─────+ +──────++─────+ +─────+ +─+     +─────+ +─────
  628. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  629.    The screen above enables the report to run for any time period. Once the
  630.    date/date range is inputed, report processing will begin. The next pages
  631.    contain an example Sales Analysis report.
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.                      Reports                                     13
  638. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  639.  
  640.    After the Sales Analysis report is generated, pressing 'F5' prints the 
  641.    on─screen report. (NOTE: In this example the actual report was longer)
  642.  
  643. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  644. ║                                PRODUCT TOTALS                              ║
  645. ║                    Sunday, 04─30─95 TO Saturday, 05─06─95                  ║
  646. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  647.  
  648. ===== Labor         ================================================= TOTAL ==
  649. R & I                                                    2.70 Hrs. $    108.00 
  650. Diagnose                                                 0.50 Hrs. $     20.00 
  651. Repair                                                   1.80 Hrs. $     73.00 
  652. Check antifreeze for protection level.                   0.00 Hrs. $      0.00 
  653. Remove & replace                                         8.10 Hrs. $    323.00 
  654. Remove & install                                         2.90 Hrs. $    116.00 
  655. MISC                                                     4.70 Hrs. $    188.00 
  656. R & I flywheel for resurfacing.                          0.30 Hrs. $     12.00 
  657. Remove carburetor ─ rebuild with new float.              3.40 Hrs. $    136.00 
  658. Diagnose no─start condition.                             1.00 Hrs. $     40.00 
  659.  
  660. ===== Exhaust       ===============   QTY    ====  TOTAL SOLD  ===== MARGIN ==
  661.    ─────  Tailpipe                  ─────
  662.       6T8107                            1        $        29.95     133.1 %
  663.    ─────  Clamps                    ─────
  664.       HPC200                            2        $         2.38     221.6 %
  665.       HPC225                            3        $         3.75     220.5 %
  666.  
  667. ===== Brakes        ===============   QTY    ====  TOTAL SOLD  ===== MARGIN ==
  668.    ─────  Wheel Bearing             ─────                                    
  669.    Deleted SKU Item                     1        $        46.89      91.5 %
  670.  
  671. ===== Front End     ===============   QTY    ====  TOTAL SOLD  ===== MARGIN ==
  672.    ─────  Outer Tie Rod             ─────
  673.       ES2019RL T                        1        $        27.95     159.5 %
  674.  
  675. ===== Engine        ===============   QTY    ====  TOTAL SOLD  ===== MARGIN ==
  676.    ─────  Camshaft Timing Belt      ─────
  677.       40067                             1        $        22.79     174.6 %
  678.    ─────  Remanufact. Water Pump    ─────
  679.       1738                              1        $        42.95     107.0 %
  680.    ─────  Trust Oil Filter          ─────
  681.       PH16                              1        $         4.95     153.8 %
  682.    ─────  Oil Pressure Switch       ─────
  683.       S384                              1        $         7.75     129.3 %
  684.    ─────  Complete Engine           ─────
  685.       *USED*E15*                        1        $       615.00      35.2 %
  686. ===== Trans & Axle  ===============   QTY    ====  TOTAL SOLD  ===== MARGIN ==
  687.    ─────  LuK Clutch RepSet Assy.   ─────
  688.       07─048                            1        $       180.95      90.1 %
  689.    ─────  Resurface Flywheel        ─────
  690.       2 Surfaces                        1        $        47.25      35.0 %
  691. ===== Electrical    ===============   QTY    ====  TOTAL SOLD  ===== MARGIN ==
  692.    ─────  Battery 50 Month          ─────
  693.       62─50                             1        $        60.95      45.3 %
  694.  
  695.                         Reports                                  14
  696. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  697. ===== Tuneup        ===============   QTY    ====  TOTAL SOLD  ===== MARGIN ==
  698.    ─────  Ignition Wire Set         ─────
  699.       700244                            1        $        49.89     110.7 %
  700.    ─────  Distributor Cap           ─────
  701.       C244                              1        $        13.54     100.0 %
  702.    ─────  Magnetic Pick─up Coil     ─────
  703.       ME54                              1        $        14.58     100.0 %
  704. ===== Misc Stuff    ===============   QTY    ====  TOTAL SOLD  ===== MARGIN ==
  705.    ─────  Towing into shop          ─────
  706.       <5 Miles                          1        $        35.00      40.0 %
  707.    ─────  USED Frame Repair Piece   ─────
  708.       LR Rail Shrt                      1        $        60.00      33.3 %
  709.    ─────  USED Rear Bumper          ─────
  710.       Chevrolet                         1        $       200.00      33.3 %
  711.    ─────  Wiper Blades              ─────
  712.       90─17 R                           1        $        11.20      54.7 %
  713. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  714.  
  715.                     *******  Department  Totals  ********
  716.                     Labor        $      1,933.50
  717.                                            48.00 Hrs.
  718.                           ──────────────────────────────────
  719.                     Exhaust      $         78.47
  720.                             Cost $         23.46    234.5 %
  721.                           ──────────────────────────────────
  722.                     Brakes       $         46.89
  723.                             Cost $         24.49     91.5 %
  724.                           ──────────────────────────────────
  725.                     Front End    $         27.95
  726.                             Cost $         10.77    159.5 %
  727.                           ──────────────────────────────────
  728.                     Engine       $        761.83
  729.                             Cost $        525.27     45.0 %
  730.                             Discount $     19.93
  731.                           ──────────────────────────────────
  732.                     Trans & Axle $        461.85
  733.                             Cost $        261.78     76.4 %
  734.                           ──────────────────────────────────
  735.                     Electrical   $        113.90
  736.                             Cost $         62.95     80.9 %
  737.                           ──────────────────────────────────
  738.                     Tuneup       $        312.49
  739.                             Cost $        133.60    133.9 %
  740.                           ──────────────────────────────────
  741.                     Misc Stuff   $        456.45
  742.                             Cost $        328.74     38.8 %
  743.                           ──────────────────────────────────
  744.                     ╔═════════════════════════════════════════╗
  745.                     ║    SALE ANALYSIS NET  $      4,193.33   ║
  746.                     ╚═════════════════════════════════════════╝
  747.  
  748.  
  749.                      Inventory                                   15
  750. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  751.  
  752.   Main    Estimates    Adjust   Customer    Reports    Inventory
  753.   Brookpark Certified Auto   REG #1           Satu+──────────────────────────+
  754. +─────────────────────────────────────────────────║ Categry/Departmnt Update ║
  755. ║Department        Description       Part #       ║ Modify Item Names / Qty  ║
  756. +─────────────────────────────────────────────────║ Change Price / Cost      ║
  757.                                                   ║ Order Points / Amount    ║
  758.                                                   ║ Stock Printing Options   ║
  759.                                                   +──────────────────────────+
  760. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  761.    Categry/Department Update
  762. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  763. ║                               +──────────────+
  764. ║                               ║    Select    ║
  765. ║                               ║  Department  ║
  766. ║                               +──────────────+
  767. ║                            +────────────────────+
  768. ║                            ║ Labor              -
  769. ║                            ║ Exhaust            - 
  770. ║                            ║ Front End          _
  771. ║                            ║ Engine             _
  772. ║                            ║ Trans & Axle       _
  773. ║                            ║ Electrical         _
  774. ║                            ║ Tuneup             -
  775. ║                            +────────────────────+
  776. ║                   +──────────────────────────────────────+
  777. ║                   ║       F3: To Add A Department        ║
  778. ║                   ║      F4: Modify Department Name      ║
  779. ║                   +──────────────────────────────────────+
  780. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  781.    Departments can be deleted thru CTRL+K in Modify Department/Category.
  782.    Highlight the department that you want to delete.
  783.    'F3' will add completely new department the system. There is a limit of
  784.    99 departments. Businesses that don't perform/charge for services or labor  
  785.    should use the default 'Item Type' department. After any department 
  786.    addition the system will have to be restarted.
  787.    Pressing 'F4' will just change the name of department itself. To proceed 
  788.    to category modification, press enter on the desired department. Next
  789.    a speadsheet type listing of each category that matches that department
  790.    will be loaded on screen.
  791.    -------------------------------------------------------------------
  792.    LABOR TYPE DEPARTMENTS
  793.    -------------------------------------------------------------------
  794.    If a "Labor" type department is selected then the canned descriptions 
  795.    will appear on screen. For example:
  796. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  797. +║_║                                 LABOR :                                ++
  798. ║  Edit                                                                      ║
  799. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  800. ║║                Labor Description           Hrs           Categ           ║║
  801. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  802. ║ Adjust                                                  0100               ║
  803. ║ Check antifreeze for protection level.        000       0100               ║
  804. ║ Cut muffler off welded system & replace      .400       0100               ║
  805. ║ MIG weld                                    1.000       0100               ║
  806. ║ Install engine assembly into car & test.    4.700       0200               ║
  807. ║                 Press Enter to Change * ESCape When Finished               ║
  808. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  809.  
  810.                      Inventory                                   16
  811. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  812.    Categry/Department Update, cont.
  813.    --------------------------------
  814.    Canned Labor descriptions can be expanded to multiple-lines
  815.    with the selection of one canned labor. The expanded description
  816.    can be saved for future use or modified later. Editing of the expanded
  817.    description is *ONLY* allowed within the normal receipt writing screen.
  818.  
  819.    -------------------------------------------------------------------
  820.    ITEM TYPE DEPARTMENTS
  821.    -------------------------------------------------------------------
  822.    When editing the category names of "Item Type" departments the screen 
  823.    below will appear. The names of the categories for this department can
  824.    then be changed. Pressing 'F2' allows the addition of a new category.
  825.  
  826.  +──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  827. +║_║                                EXHAUST :                               ++
  828. ║  Edit                                                                      ║
  829. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  830. ║║                      Exhaust Description        Department               ║║
  831. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  832. ║                   Bolts & Nuts                      02                     ║
  833. ║                   Brackets / Hangers                02                     ║
  834. ║                   Gasket                            02                     ║
  835. ║                 Press Enter to Change * ESCape When Finished               ║
  836. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841. ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  842.    Items Names / Qty
  843. ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  844.       Selecting this option will display the screen below. The 
  845.       'Stock Count' column is for adjustments to 'On Hand Qty'. Enter your 
  846.       physical inventory count in the 'Stock Count' & when the category is 
  847.       saved the 'Stock Count' will replace the 'On Hand'. Future releases 
  848.       will provide a variance report after stock counts. Use the 'Stock
  849.       Printing Options', 'On Hand / Cost of Stock' to print a report of
  850.       physical on hand inventory & the carrying cost of that inventory.
  851.  
  852.  +───────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  853. +║_║                      Inventory : Items Names / Qty                     ++
  854. ║                            +────────────────────+                          ║
  855. +║_║                          EXHAUST : Bolts & Nuts                        ++
  856. ║  Edit                                                                      ║
  857. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  858. ║║         Part # Description             On Hand Qty       Stock Count     ║║
  859. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  860. ║                                               0                 0          ║
  861. ║                1/4"x1"                        0                 0          ║
  862. ║                1/4"x1─1/2"                    0                 0          ║
  863. ║                10x1.25x25MM                   0                 0          ║
  864.                                                                            
  865.  
  866.                      Inventory                                   17
  867. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  868.    Change Price / Cost
  869. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  870.    This screen below shows several important columns. The CJPOS system 
  871.    allows multiple pricing; the 'Sell Price' is the total line item price.
  872.    For example, the store sells 2 wombats for $ 19.99. The 'Qty @' column 
  873.    would have a '2' in it. The 'Price' column would have '19.99'. If the 
  874.    wombats cost the store $ 3 each then the 'Cost' would be '6.00'. The
  875.    'Markup' displays the markup % over cost; if the cost is 0 then the 
  876.    Markup is *UNDEF* or 'undefined'.(It would be an infinite markup otherwise)
  877.  
  878.  +──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  879. +║_║                    Inventory : Change Price / Cost                    ++
  880. ║                                                                           ║
  881. ║                            EXHAUST : Bolts & Nuts                        ++
  882. ║  Edit                                                                     ║
  883. ║+─────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  884. ║║ Part # Description            Qty@      Price       Cost        Markup  ║║
  885. ║+─────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  886. ║                                  1        0.00        0.00       *UNDEF*  ║
  887. ║     1/4"x1"                      1         .39        0.08       487.5%   ║
  888. ║     1/4"x1─1/2"                  1         .49        0.09       544.4%   ║
  889. ║     wombats                      2       19.99        6.00       333.2%   ║
  890. +───────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  891.  
  892.    Pressing ALT+E will provide a drop down menu allowing
  893.    for the following choices:
  894.  
  895.    ADD NEW  - F2
  896.        Add new items to the current department & category.
  897.  
  898.    DELETE ROW - CTRL+D
  899.        Remove an item on the *CURRENT ROW* that has the red box.
  900.  
  901.    SAVE
  902.        Save current changes now but don't exit
  903.  
  904.    REFRESH SCREEN - F5
  905.        Repaints the screen
  906.  
  907.    UNIVERSAL PRICE UPDATE - CTRL+U
  908.        If you experience a price increase for all the items in the current
  909.        category then you can enter all the new costs for each item first.
  910.        Afterwards select this option and the system will ask for the markup %
  911.        for the items and a 'rounding value'. The rounding value is what digits
  912.        you want the price to end in. If you want your prices to end with .88
  913.        put in .88 as the rounding value. The system will then adjust all the
  914.        prices using the cost and markup% and make each price end with the
  915.        'rounding value'. The price will be at least the markup % value but can
  916.        be higher to meet the rounding value.
  917.  
  918.                      Inventory                                   18
  919. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  920.  
  921. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  922. Order Points / Order Amts.
  923. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  924.    This option works with the 'Stock Printing Options' in determining 
  925.    the stock items to be printed. Those stock items which you normally
  926.    order from a warehouse but need in the POS system database would have 
  927.    a 'Reorder Point' of ─1 (anything less than zero). These non─stocked
  928.    items are treated as 'dont care' by inventory print reports and will 
  929.    not be printed if you chose not to. The 'Reorder Amount' & 'Vendor' 
  930.    will used by future releases to automatically create a purchase order
  931.    from the vendor to replenish stock.
  932.  
  933.   EXAMPLE:
  934.  +──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  935. +║_║                   MISC STUFF : Cleaning Chemicals                      ++
  936. ║  Edit                                                                      ║
  937. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  938. ║║    Part # Description      Reorder Point      Reorder Amount      Vendor ║║
  939. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  940. ║                                     0                  0              0    ║
  941. ║       Brake Clean                   0                  0              0    ║
  942. ║       Carb Spray                    0                  0              0    ║
  943.       
  944.  
  945.  
  946.                      Inventory                                   19
  947. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  948.    Stock Printing Options
  949. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  950.    Selecting  'Inventory', 'Stock Printing Options' from the top 
  951.    menu bar presents a department list of "Item Type" departments. Once
  952.    the department is chosen a box such as below appears:
  953.           +────────────────────────────────────────+ 
  954.           +║_║                                     ++         
  955.           ║                                        ║         
  956.           ║   Print All Categories In Exhaust ?    ║         
  957.           ║                                        ║         
  958.           ║         +────────+  +────────+         ║         
  959.           ║         ║   Yes  ║  ║   No   ║         ║         
  960.           ║         +────────+  +────────+         ║         
  961.           +────────────────────────────────────────+ 
  962.  
  963.    The POS system provides a choice of printing an entire department or 
  964.    just a single category within that department. If 'No' is selected above
  965.    all the categories for that department appear & a choice is made.
  966.    Then several stock inventory print options are presented. 
  967.       These Options Are:
  968.       A. On Hand / Cost Of Stock
  969.       B. Stock Prices / Costs
  970.       C. Reordering Information
  971.  
  972.    For cases A or C , a box will appear:
  973.           +─────────────────────────────────────────────────────────+ 
  974.           +║_║                  INVENTORY ON HAND                  ++         
  975.           ║                                                         ║         
  976.           ║ Print Only Items With Re─Order Points Greater Than ─1 ? ║         
  977.           ║                                                         ║         
  978.           ║                 +────────+  +────────+                  ║         
  979.           ║                 ║   Yes  ║  ║   No   ║                  ║         
  980.           ║                 +────────+  +────────+                  ║         
  981.           +─────────────────────────────────────────────────────────+ 
  982.    The system will treat items that have a Re─Order point of less than
  983.    zero as "don't cares". Choosing 'Yes' above will only print those
  984.    items that you wish to maintain regularly or actually stock in the
  985.    store.
  986.  
  987.    The following examples display what data fields each report will 
  988.    actually print.
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.                      Inventory                                   20
  994. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  995.  
  996.  
  997. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  998. A. On Hand / Cost Of Stock  Report
  999. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1000.  
  1001. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1002. ║                        Stock On Hand Quantity, Exhaust                     ║
  1003. ║                              Saturday, 06─03─95                            ║
  1004. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1005.  
  1006.     =====  Extension Pipe (21─66)    =====
  1007. SKU Number         Description        Last Sold   On Hand    Count  Extd Cost
  1008. ───────────┼─────────────────────────┼──────────┼──────────┼──────┼──────────
  1009. 20001014   │1E4260                   │ 01─01─80 │       0  │______│  N/A
  1010. 20001015   │1E4262 IPC               │ 01─01─80 │       1  │______│     12.88
  1011. 20001060   │1E6236                   │ 01─01─80 │       0  │______│  N/A
  1012. 20001061   │1E6252                   │ 01─01─80 │       0  │______│  N/A
  1013. 20001017   │4E5145 (S)               │ 01─01─80 │       1  │______│      7.45
  1014. 20001046   │4E6105                   │ 01─01─80 │       0  │______│  N/A
  1015. 20001051   │4E6123 (H)               │ 01─01─80 │       0  │______│  N/A
  1016. 20001076   │4E6508 (S)               │ 01─01─80 │       1  │______│     10.20
  1017. 20001077   │4E6510 (S)               │ 01─01─80 │       1  │______│      9.80
  1018. 20001010   │5E3089                   │ 01─01─80 │       0  │______│  N/A
  1019. 20001038   │5E5836                   │ 01─01─80 │       0  │______│  N/A
  1020. 20001013   │6E4254 (S)               │ 01─01─80 │       1  │______│      7.80
  1021. 20001020   │6E5378                   │ 01─01─80 │       0  │______│  N/A
  1022. 20001044   │6E5898                   │ 01─01─80 │       1  │______│     11.20
  1023. 20001045   │6E6102                   │ 01─01─80 │       1  │______│     10.10
  1024. 20001055   │6E6144                   │ 01─01─80 │       1  │______│      9.95
  1025. 20001031   │7E5561 (S)               │ 01─01─80 │       2  │______│     33.40
  1026. 20001032   │7E5773                   │ 01─01─80 │       0  │______│  N/A
  1027. 20001059   │8E6232 IPC               │ 01─01─80 │       0  │______│  N/A
  1028. ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1029.  
  1030.               Report Total Value of On Hand Items $      6,365.50
  1031.  
  1032.    The above report would provide the store with it's inventory cost for
  1033.    this entire department or optionally only a single category.
  1034.    The extended cost ─ 'Extd Cost' ─ is a product of the 'On Hand' column 
  1035.    multipied with the unit cost. 
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.                      Inventory                                   21
  1041. ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1042. B. Stock Prices / Costs Report
  1043. ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1044.  
  1045. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1046. ║                        Stock Prices & Cost ─ Exhaust                       ║
  1047. ║                              Saturday, 06─03─95                            ║
  1048. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1049.    =====  Bolts & Nuts              =====
  1050.   SKU Number           Description             Qty  @   Price      Line Cost
  1051. ─────────────┼───────────────────────────────┼──────┼────────────┼─────────
  1052. 20019007     │1/4"x1"                        │   1  │      .39   │      .08
  1053. 20019008     │1/4"x1─1/2"                    │   1  │      .49   │      .09
  1054. 20019051     │10x1.25x25MM                   │   1  │     2.04   │      .68
  1055. 20019070     │12338137 2.8                   │   1  │     1.36   │      .80
  1056. 20019076     │3/8" Nut                       │   1  │      .39   │      .09
  1057. 20019023     │7/16" nut                      │   1  │      .53   │      .25
  1058. 20019021     │7/16"x1─1/2"                   │   1  │      .91   │      .14
  1059. WOMBAT2FER   │wombats                        │   2  │    19.99   │     6.00
  1060. ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1061.    This Stock Prices & Cost report shows the single unit cost of the item. The 
  1062.    CJPOS system allows multiple pricing but the 'Line Cost' is equal to:
  1063.    Line Cost=$cost of 1 *'Qty @'.
  1064.    For example, the store sells 2 wombats for $ 19.99. The 'Qty @' column 
  1065.    would have a '2' in it. The 'Price' column would have '19.99'. If the 
  1066.    wombats cost the store $ 3 each then the 'Line Cost' would have a '6'.
  1067. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1068. C. Reordering Information
  1069. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1070. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1071. ║                   Stock Reordering Information For Springs                 ║
  1072. ║                              Saturday, 06─03─95                            ║
  1073. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1074.     =====  MOOG Rear Cargo Coils     =====
  1075. SKU Number        Description         Vendor   Order Pnt  On Hand  Order Amt
  1076. ───────────┼─────────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────
  1077. 60001048   │CC807                    │    0   │   ─1      │       0│       4
  1078. 60001049   │CC811                    │    0   │   ─1      │       0│       4
  1079. 60001053   │CC821                    │    0   │   ─1      │       0│       4
  1080. ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1081.     =====  Rear Spring Shackle Kit   =====
  1082. ───────────┼─────────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────
  1083. 60006003   │3" Ford                  │    0   │   ─1      │       0│       4
  1084. 60006001   │Left Rear                │    0   │   ─1      │       0│       4
  1085. ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1086.     =====  Rear Leaf Springs         =====
  1087. ───────────┼─────────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼──────
  1088. 60009003   │Blazer 4─1               │    0   │   ─1      │      ─2│       4
  1089. 60009004   │Blazer 5─1               │    0   │   ─1      │       0│       4
  1090. 60009006   │Suburban 5─1             │    0   │   ─1      │       0│       4
  1091. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1092.    This report can be used to determine what items the store needs to order.
  1093.    In future releases the system will use this report to create a purchase 
  1094.    order from a vendor. When the vendor's shipment is received the file will 
  1095.    be recalled similar to a job estimate. After any adjustments  (cost, qty) 
  1096.    the order would be committed and the stock levels raised appropiately.
  1097.  
  1098.                      Inventory / System Setup                    22
  1099. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1100.  
  1101.  
  1102.    SKU Sets/Kits
  1103.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1104.    This new feature allows the grouping of items into 'SKU Sets' in
  1105.    which any number of items/services can be recalled using a single
  1106.    SKU Set number. To build a SKU Set: 1) Put the desired group of 
  1107.    items/services on screen. 2) Select 'SKU Sets' from Inventory menu.
  1108.    3) Press F2 to add the items on screen to this new set. The
  1109.    system will ask for a description of the SKU Set; then select if
  1110.    the Set description is to appear on screen with items OR to 
  1111.    just list the items themselves. An overall price can be entered for
  1112.    the set next. Finally the SKU Set reference number is entered for
  1113.    recalling the set while writing invoices. Select 'SKU Sets' from the
  1114.    Departments box or use the SKU Entry mode -(Press F10)- to enter
  1115.    this set number.
  1116.  
  1117.  
  1118. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1119.    Overall System Setup
  1120. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1121.  
  1122.    -----------------------------------------
  1123.    Screen # 1
  1124.    -----------------------------------------
  1125.    Basic store/company information on this first screen. Two lines on the
  1126.    receipt are provided for address; Address # 1 and # 2. Maximum length is
  1127.    40 characters for Company Receipt Name and the address lines. Company 
  1128.    phone number is a maximum of 16 characters.
  1129.  
  1130.  
  1131.    -----------------------------------------
  1132.    Screen # 2
  1133.    -----------------------------------------
  1134.       First, the tax rates for your locality. If your area does not tax 
  1135.    labor, then enter a ' 0 '. The "G.S.T. Rate" is for Canadian users; enter
  1136.    a '7' here. The "Customer Default State" would be your state or province; 
  1137.    the letters entered there are used when a new customer is added. 
  1138.  
  1139.       The "Consumables Charge" is a surcharge on all items & Labor in a
  1140.    sale. This is sometimes also known as a 'Shop Charge'.
  1141.  
  1142.       The "Labor Unit Description" is normally 'Hrs.' unless in your 
  1143.    business you might use 'Days' ─ space rental would be an example. 
  1144.       The "Associate Commission" will be used in a future report.
  1145.  
  1146.  
  1147.                      System Setup                                23
  1148. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1149.    Overall System Setup
  1150. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1151.    -----------------------------------------
  1152.    Screen # 3
  1153.    -----------------------------------------
  1154.       The 1st, 2nd, & 3rd "Markup Rate" are used by the system when adding
  1155.    new items to the system database. These values provide an approximate
  1156.    selling price for new items. These values are only there to aid you
  1157.    in calculating your retail price. Here is a suggestion: If you are 
  1158.    adding a lot of items in a certain department then change the markup 
  1159.    amounts here in 'Setup' while you are adding. This way you won't need
  1160.    a calculator at your side while you add.
  1161.       The "Next Invoice #", "Next Estimate #", "Next Layaway #" are the
  1162.    numbers printed on their respective receipts. CAUTION: THE POS CANNOT
  1163.    HANDLE TWO SEPARATE RECEIPTS WITH THE SAME INVOICE NUMBER. This feature
  1164.    should only be used to match your current invoice number or to start
  1165.    invoices at a higher number; only go higher.
  1166.  
  1167.       'Suggested Layaway %' will determine the suggested percentage down
  1168.    for Layaway setups, calculating a dollar amount on the total sale.
  1169.    The 'Minimum Layaway Down %' sets the floor for Layaway down payments.
  1170.    A setting of '0' will disable this feature.
  1171.  
  1172.    "Next Purchase Order #" has not yet implemented into the system.
  1173.  
  1174.       If your company uses a Consumables or Shop Charge Fee the minimum/
  1175.    maximum amounts on this charge can be set here. A '0' will disable this
  1176.    feature.
  1177.    -----------------------------------------
  1178.    Screen # 4
  1179.    -----------------------------------------
  1180.       The "Bank Name" and "Bank Account #" will be used in future releases
  1181.    for gift certificate and check validation.
  1182.  
  1183.       The 'Disc. Amt Req. Mngr' sets the ceiling for discounts/price
  1184.    adjustments allowed before a Manager must give his/her password.
  1185.    Likewise 'Void/Ret. Amt Req.' sets the maximum void or return/exchange
  1186.    sale before a manager must login to give a password.
  1187.  
  1188.    The "Estimate Days Purge" is not yet implemented but will be for
  1189.    removing saved estimates after a specified number of days. A setting of
  1190.    '0' will disable this feature.
  1191.  
  1192.       The widths values ─ "Department Desc. Width", "Category Desc. Width",
  1193.    and "SKU / Item Desc. Width" ─ control the appearance of the receipt, 
  1194.    screen, and data entry. 
  1195.  
  1196.       The default width settings are:
  1197.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1198.       Department Description Width ─ 12   * Maximum value is 12, Minimum=0
  1199.       Category   Description Width ─ 24   * Maximum value is 24, Minimum=4
  1200.       SKU/Items  Description Width ─ 12   * Maximum value is 30, Minimum=4
  1201.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1202.       THE SUM OF WIDTH VALUES CANNOT EXCEED 48.
  1203.  
  1204.    This allows the user to customize their install. Changing the 'Department'
  1205.    value to zero eliminates the department name from each line on the receipt
  1206.    and screen; freeing up space for the category & item descriptions.
  1207.  
  1208.                      System Setup                                24
  1209. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1210.    Overall System Setup
  1211. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1212.  
  1213.    Screen # 5
  1214.  
  1215.       The "Caption For Quotes" is the message printed on estimates after the
  1216.    customer information. 
  1217.       The "Department Caption", "Category Caption", "Item Caption" and the 
  1218.    "Quantity Caption" can be changed to headings best fitting your particular 
  1219.    type of business. These headings appear on the screen in the exact 
  1220.    position they occupy on a printed receipt.
  1221.       Important to businesses using the customer information capture are the
  1222.    headings for extended customer information. Four fields are allowed, with
  1223.    the "Customer Descript #1" being the largest (30 characters) and can be
  1224.    assigned as uniquely important on the next screen. As an example, the beta
  1225.    tester of the POS system has "Customer Descript #1" defined as 
  1226.    'Make & Model'. For automotive related shops like his this feature allows 
  1227.    for customers to have multiple vehicles. The other descriptions ─ numbers
  1228.    2 thru 4 ─ can used to provide additional information. The maximum amount 
  1229.    of characters in these descriptions is 20.
  1230.  
  1231.  
  1232.    Screen #6
  1233.  
  1234.       The "Customer Phone #1" and "Customer Phone #2" are normally setup as 
  1235.    'Home Phone' and 'Work Phone' respectively. The words entered here will
  1236.    appear on the customer information capture screen.
  1237.  
  1238.       "Postal Caption" and "State Caption" can be changed from 'ZIP Code' & 
  1239.    'State' to 'Postal Code' & 'Province' for Canadian users.
  1240.  
  1241.    The 'Customer Descript #5' and 'Customer Descript #6' is additional fields
  1242.    for customer information. These fields will *ONLY BE SHOWN IF TURNED ON IN
  1243.    SYSTEM CONTROL SWITCHES* .
  1244.  
  1245.    The seconds before the CJPOS screen saver comes due to inactivity can be
  1246.    set here as well. A setting of '0' will disable the feature.
  1247.  
  1248.    The 'Manager Security Lvl' sets the employee security level for managers.
  1249.    This setting is used for Void/Return and Discount Amount password check.
  1250.    A '3' is an Assistant Manager and '4' is a Manager.
  1251.  
  1252.    The Export File Delimiter is for the *.OUT files the system creates.
  1253.    This feature enables data exchange with spreadsheet programs such as
  1254.    Excel or Quicken. 
  1255.  
  1256.  
  1257.                     System Setup                                25
  1258. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1259.    Receipt Printer Setup
  1260. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1261.  
  1262.    Select the port which the printer is attached. 
  1263.  
  1264.    Selecting [X] Graphics Mode Boxes will create  'fancier' receipts using 
  1265.    the ASCII graphics character set BUT usually it does take longer to print
  1266.    the invoice.
  1267.  
  1268.    The [X] Enable Italics Mode is mainly for Epson compatible printers for 
  1269.    using an italicized heading for estimates/quotes.
  1270.  
  1271.    The [X] Use Condensed Print choice is set only if a half─wide receipt is
  1272.    desired. Usually this feature is used in conjunction with the 
  1273.    (*) 40 Column receipt mode. A full page receipt would be (*) 80 Columns.
  1274.  
  1275.    Use Generic Printer first. A PRINTERS.EXE for creating your print codes is
  1276.    available from Cuyahoga Computing.
  1277.  
  1278. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1279.    Report  Printer Setup
  1280. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1281.  
  1282.    Select the port which the printer is attached.
  1283.  
  1284.    Selecting [X] Graphics Mode Boxes will create 'fancier' reports using 
  1285.    the ASCII graphics character set BUT usually it does take longer to print
  1286.    the report.
  1287.  
  1288.     Use Generic Printer first. A PRINTERS.EXE for creating your print codes is
  1289.    available from Cuyahoga Computing.
  1290.  
  1291.  
  1292.                      System Setup                                26
  1293. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1294.    System Control Switches
  1295. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1296.  
  1297.       Each of the following are marked or unmarked using the spacebar. 
  1298.       A 'Yes' will enable the "switch". 
  1299.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1300.    * Multiple First Desc. Customer : Determines if the POS will prompt &
  1301.            store a customer twice or more if their "Customer Descript #1" are
  1302.            different. Example: Customer owns two different car models.
  1303.  
  1304.    * Breakdown Labor/Items by Mechanic : Allows for more than one employee to 
  1305.            be credited with sale; prompting the cashier to assign each
  1306.            individual for items sold on the invoice.
  1307.  
  1308.    * Allow Layaway Sales : Allows the handling of layaway transactions.
  1309.                                   
  1310.  
  1311.    * Allow Employee Sales     : Future release will have provisions for 
  1312.             handling employee sales as a separate transaction type. Currently
  1313.             this switch will turn Employee discounts on/off.
  1314.  
  1315.    * Capture City Postal Codes  : Enables ZIP/Postal Capture of Cities/Towns
  1316.  
  1317.    * Cashier Defaults As Salesperson: After tendering an invoice, the employee 
  1318.            writing the invoice will be credited will the sale.
  1319.  
  1320.    * Log In Security Required   : Require employee/cashier to log in their
  1321.            employee # number after every sale.
  1322.  
  1323.    * Serial Cash Drawer         : Allows use of a serial port cash drawer.
  1324.  
  1325.    * Capture Customer Information: Set 'Yes' if gathering customer information.
  1326.  
  1327.    * International Date System dd/mm/yy : System accepts/returns dates using
  1328.             the dd/mm/yy format. Ex: 21 Feb 1996 is 21/02/96.
  1329.  
  1330.    * SKU Entry Mode is Default: The system will normally accept SKU numbers
  1331.             for parts instead of using the menu system of departments,
  1332.             category, and lastly the particular item.
  1333.  
  1334.    * Print Customer Description #1 - #4: Switching any of these to 'No' will
  1335.             allow for data entry but this information will not be printed on
  1336.             the invoice.
  1337.  
  1338.    * Print / Show Customer Description #5-#6: Switching these on will allow
  1339.             for additional customer information to be captured. If they are
  1340.             turned off then these fields will not be displayed.
  1341.  
  1342.    * Combine Customers' First/Last Name: For businesses whose clientele is
  1343.             other businesses then the First and Last Name fields are combined
  1344.             into one of 'Name'.
  1345.  
  1346.    * Prompt for Price/Cost on Every Sale: For those users who wish to be able
  1347.             to modify these values as items are entered. Only works in the
  1348.             menu mode of the system.
  1349.  
  1350.  
  1351.                      System Setup                                27
  1352. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1353.    System Control Switches (cont.)
  1354. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1355.  
  1356.    * PST after GST: For Canadian users located in provinces such as Quebec or
  1357.             Newfoundland whose province taxes on top of GST.
  1358.  
  1359.    * Inform of *.OUT files in Reports: Changing this value to 'No' will prevent
  1360.             the message boxes that pop up when an export file has been created
  1361.             during the generation of a report such as a Sales Summary.
  1362.  
  1363.    * Allow Editing of Previous days' Payouts: Disabling with a 'No' will
  1364.             prevent anyone from changing the payouts from a previous day.
  1365.  
  1366.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1367.  
  1368.  
  1369. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1370.    Labor Rate Setup
  1371. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1372.  
  1373.    The labor rates in a 'Labor Type' department can be set in this screen.
  1374.    Pressing 'F2' will add a new Labor description and rate; Pressing
  1375.    CTRL+D will delete the current row. You must press enter to edit the
  1376.    current column - description or rate. When finished press 'F5' to save
  1377.    your changes.
  1378.  
  1379.  
  1380. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1381.    Modem / Cash Drawer Setup
  1382. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1383.  
  1384.    If your system has a cash drawer and/or modem attached then you can
  1385.    configure them to work with the CJPOS system. An 'X' in the Modem available
  1386.    box (press spacebar) will allow you to use your computer modem dial up
  1387.    customers for you when you are viewing the customer information screen.
  1388.    The modem port, long distance pre-fix, dialing prefix, and modem
  1389.    initialization string can be entered here.
  1390.  
  1391.    If your system has an electronic cash drawer, first turn on the
  1392.    cash drawer switch in 'System Control Switches.' Then you can select the
  1393.    port to which the drawer is attached and the ASCII string it needs to be
  1394.    opened.
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.                      System Setup                                28
  1399. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1400.  
  1401. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1402.    Extended System Setup                                
  1403. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1404.  
  1405.    Most of the databases in use by the program are accessible within the 
  1406.     POS system. However there are several which can only be modified by
  1407.     using an Xbase browser ─ (This includes Microsoft Excel or Quattro. A 
  1408.     BROWSE.EXE is available from Cuyahoga Computing). All of
  1409.     the databases are of dBase III type. 
  1410.  
  1411.    To use the BROWSE.EXE, from command prompt:
  1412.     C:\CJPOS>BROWSE <filename> and hit enter.
  1413.     When program asks for index just hit enter. Then the following files
  1414.     can be edited.
  1415.  
  1416.     DISCOUNT ─ TYPE is 'E' for Employee disc, 'S' for single Item, 'T' for 
  1417.                total invoice discounts. PERCENT is amount for the discount, 
  1418.                a DESCRIPTION to describe it.
  1419.                        
  1420.     EMPLSTAT ─ Employee status levels used in Employee maintenance and 
  1421.                relates to levels set in MENUS.DBF for gaining/denying access 
  1422.                to certain program areas. The actual security level is 
  1423.                assigned in Employee Maint by using this EMPLSTAT.DBF; 
  1424.                i.e. a Manager is gets a SECUR_LEV in EMPLOYEE.DBF of '4' 
  1425.                because the STATUS in EMPLSTAT is '4' for a Manager.
  1426.     
  1427.     MENUS    ─ Contains security levels (SECURITY field) & enables/disables 
  1428.                (ENABLED field) menu options. The value for security 
  1429.                coresponds to the SECUR_LEV in the EMPLOYEE.DBF. 
  1430.                NOTE: Do not enable an option that is not shown 
  1431.                      already upon install by changing the 'F' to 'T'. The
  1432.                      features disabled are for future releases; no code
  1433.                      has been written for them yet & displaying any of
  1434.                      these options such as Payroll will do nothing.
  1435.            
  1436.     TENDTYPE ─ This file determines the names of tenders used as well as 
  1437.                the total available. The maximum is 14 types. To remove or 
  1438.                change credit card surcharges change the SURCHARGE amount to 
  1439.                0 for none or for example a '2' for a 2% surcharge.
  1440.  
  1441.     WEEKCAL  ─ File contains a calendar for the fiscal year. The demo file 
  1442.                matches the julian year.
  1443.  
  1444.     ZIPCODES ─ This file grows as customers are added. It stores the name 
  1445.                of the city when an unknown ZIP /postal code is encountered 
  1446.                for the first time.
  1447.  
  1448.                See the PACKING.LST for explanation of other system files.
  1449.    
  1450.    *  If the LEGALEST.TXT or LEGALRCP.TXT are removed multiple types of 
  1451.    receipt "taglines" can chosen from when a receipt is created. You 
  1452.    could create different files for different occasions with this method.
  1453.        
  1454.    *  Included are example LEGALEST.TXT,  LEGALRCP.TXT files used at an
  1455.    automotive shop. Examine these files and modify to for your application. 
  1456.    These files are in ASCII format and using any text editor such as 
  1457.    EDIT can modify them. EXAMPLE: C:\CJPOS>EDIT LEGALRCP.TXT and enter.
  1458.  
  1459.                      Adding to Inventory                         29
  1460. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1461.  
  1462.    The CJPOS system allows the user to add inventory by two methods:
  1463.  
  1464.       1) Selecting the Inventory Menu & then chosing any of these
  1465.          options: 'Modify Item Names /Qty', 'Change Price / Cost', or
  1466.          'Order Points / Amount'. Items or categories can be added under
  1467.          any of these three.
  1468.       2) During the course of a sale, once the department has been chosen
  1469.          using the 'Menu mode'(p.5) entry method a category not in the
  1470.          system can be added. Likewise, once a category has been chosen a
  1471.          new item can also be added to stock.
  1472.  
  1473.   CATEGORY ADDITION
  1474.   ────────────────────────────────────────────────────────────
  1475.   Under either method of addition, the following screen appears when adding
  1476.   a new category (Press 'F2') after an employee password check:
  1477.  
  1478.    +────────────────────────────────────────────+
  1479.    +│_│         Adding to Heat/Cooling         ++
  1480.    │                                            │
  1481.    │ Enter A New Category            +────────+ │  This box is for the 
  1482.    │                                 │   OK   │ │  description of the new
  1483.    │                                 +────────+ │  category being added.
  1484.    │                                 +────────+ │  Up to 24 characters can
  1485.    │                                 │ Cancel │ │  be entered here. However,
  1486.    │                                 +────────+ │  if in System Setup the
  1487.    │                                            │  'Category Desc. Width'
  1488.    │ +───────────────────────────────────────+  │  (see p.21) is less than
  1489.    │ │                                       │  │  24 only the first Category 
  1490.    │ +───────────────────────────────────────+  │  Desc. Width value will 
  1491.    +────────────────────────────────────────────+  appear on screen. 
  1492.  
  1493.     For example the width is set at 10. 
  1494.     A category description of '1234567890ABCD' will only show '1234567890'.
  1495.  
  1496.     After the addition of the new category the system informs the user that
  1497.     a miscellaneous item has been added. The miscellaneous items appear as
  1498.     a blank; 
  1499.             i.e.:  +───────────────────+
  1500.                    │              $0.00│ 
  1501.                    +───────────────────+ 
  1502.     If this blank is selected the system prompts for a description and 
  1503.     a price during sale.
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.                      Adding to Inventory                         30
  1508. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1509.  
  1510.   ITEM ADDITION
  1511.   ────────────────────────────────────────────────────────────
  1512.   Similarly, pressing the 'F2' key after a category has been chosen will
  1513.   cause a new item screen to appear. Now a new item will be added in the 
  1514.   present category.
  1515.  
  1516.   The description on the new item screen follows a similar constraint of
  1517.   maximum  description. In System Setup (see p.21) the 'SKU/Items Desc.Width'
  1518.   controls the actual number of characters that will appear. The absolute
  1519.   maximum is 30 characters.
  1520.  
  1521.   Next is the cost of the new item. Once the cost is entered, suggested
  1522.   markups at that cost will appear on the far right. As the price is
  1523.   entered the system will calculate your current markup% for the new item.
  1524.   To change the suggested markup %  see p.20. 
  1525.  
  1526.   The new item screen has several more boxes for the following information:
  1527.       
  1528.       * Re-Order Point - If the stock level is at or below this value
  1529.                          this item will appear on the Stock 'Reorder
  1530.                          Information' report. See pp.17-19. A value of
  1531.                          of -1 or less is for non-stocked or 'don't care'
  1532.                          items.
  1533.  
  1534.       * Re-Order Amount- Will be used in a future automatic purchase ordering
  1535.                          system.
  1536.  
  1537.       * Current Stock Qty - If known, the present stock amount can be entered
  1538.                          at this time.
  1539.  
  1540.       * Taxable        - Using spacebar the item can be changed from taxable
  1541.                          to non-taxable.
  1542.       
  1543.       * Location       - A Bin or stock location of the new item. Up to
  1544.                          6 characters such as '23A123'.
  1545.  
  1546.       * SKU Number     - A 'Stock Keeping Unit' or reference number for this
  1547.                          item. This SKU can be directly entered in the 
  1548.                          'SKU Entry' mode; avoiding the pop-up menus
  1549.                          (see p.5). Any combination of characters is valid 
  1550.                          for the sku number. For example the item on the
  1551.                          previous page, 'wickett', could have a SKU of 
  1552.                          'WICK1' or a SKU of '12345'. Either of these would
  1553.                          work. If your plans include using the system with
  1554.                          UPC barcodes then the barcode number could be 
  1555.                          entered or scanned here. Barcodes will only scan
  1556.                          if the system is in 'SKU Entry' mode.
  1557.  
  1558.        * Ordering Qty/Packs - The minimum qty or pack for reodering purposes
  1559.                          of the item. Will be used in forthcoming purchase
  1560.                          order system.
  1561.  
  1562.        * Vendor List    - The vendor from which the item is purchased can be
  1563.                           selected. If a new vendor, press F2 to add. Otherwise
  1564.                           pressing F8 will provide information on the
  1565.                           highlighted vendor.
  1566.  
  1567.                      ASCII Export Files                          31
  1568. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1569.  
  1570.    The CJPOS system will create two ASCII files that can be imported into
  1571.    a spreadsheet program such as Excel or Quicken. They are DAY_SALE.OUT 
  1572.    and DEPTTOTL.OUT. The column delimiter - space, comma, or tab - is 
  1573.    determined in System Setup (p.22).
  1574.  
  1575.  
  1576.    DAY_SALE.OUT
  1577.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1578.    This file is created when a 'Daily Sales' (p.10) option of 
  1579.    'Range of Dates' is selected. The columns are: 
  1580.    1) Sales date
  1581.    2) Each tender method - CASH, CHECK, Visa/MC, Discover, AMEX, 
  1582.                            House Charge, Store Coupon
  1583.    3) SALES TAX
  1584.    4) FEES charged for credit cards
  1585.    5) PAYOUTS - total payouts recorded for the date
  1586.  
  1587.    Below is an example created for the month of May 1996 using commas as
  1588.    the column delimiter.
  1589.  
  1590.    "Summary of Daily Sales : Monday , 05-01-95 TO Wednesday , 05-31-95"
  1591.    "DATE","CASH","CHECK",....,"SALES TAX","FEES","PAYOUTS"
  1592.    05-01-95,0,50.29,0,0,0,0,0,3.29,0,537.27
  1593.    05-02-95,0,42.21,0,0,0,0,0,2.76,0,178.97
  1594.    05-03-95,0,317.39,0,0,0,0,0,20.76,0,133.09
  1595.    05-04-95,390.02,420.14,0,0,0,0,0,53,0,105.17
  1596.    05-05-95,459.74,456.36,1707.77,0,0,0,0,169.47,33.49,1639.25
  1597.    05-06-95,556.83,62.41,109.63,0,0,0,0,47.54,2.15,0
  1598.    05-08-95,29.91,243.03,0,0,64.81,0,0,21.96,2.19,183.79
  1599.    05-09-95,0,336.72,0,0,0,0,0,19.93,0,1922.72
  1600.    05-10-95,21.35,0,0,0,0,0,0,1.4,0,51.27
  1601.    05-11-95,0,82.36,209,0,0,0,0,18.79,4.1,142.79
  1602.    05-12-95,1158.82,1028.67,0,0,0,0,0,143.1,0,1409.95
  1603.    05-13-95,529.43,0,68.71,0,0,0,0,39.04,1.35,26
  1604.    05-15-95,0,80.25,749.65,0,0,0,0,53.33,14.7,2061.05
  1605.    05-16-95,26,74.79,201.02,0,0,0,0,17.78,3.94,20.7
  1606.    05-17-95,42.2,153.77,0,0,0,0,0,12.82,0,63.89
  1607.    05-18-95,1209.04,2420.02,0,0,0,0,0,79.1,0,164.12
  1608.    05-19-95,441.58,215.07,0,0,0,0,0,42.96,0,1849.54
  1609.    05-20-95,1319.25,0,61.07,0,0,0,0,90.22,1.2,0
  1610.    05-22-95,58.8,786.02,0,0,0,0,0,55.27,0,15.94
  1611.    05-23-95,0,491.33,265.34,0,367.25,0,0,72.36,17.63,2751.87
  1612.    05-24-95,189.66,0,0,0,0,0,0,12.41,0,146.67
  1613.    05-25-95,0,1025.44,0,0,0,0,0,67.08,0,118.2
  1614.    05-26-95,74.85,86.87,117.82,0,0,0,0,18.14,2.31,1645.27
  1615.    05-27-95,0,0,503.28,0,0,0,0,32.28,9.86,12.73
  1616.    05-30-95,0,119.33,0,0,0,0,0,7.81,0,49.37
  1617.    05-31-95,0,91.51,512.22,72,0,0,0,43.41,12.15,1907.67
  1618.  
  1619.  
  1620.  
  1621.  
  1622.                      ASCII Export Files / ACCOUNTING             32
  1623. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1624.  
  1625.  
  1626.    DEPTTOTL.OUT
  1627.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1628.    This file is created when a 'Sales Analysis' (p.11) report is
  1629.    created. This file contains the totals by department for the
  1630.    date range of the report. The columns are:
  1631.    1) Sales date
  1632.    2) Total of each department in the system
  1633.  
  1634.    Below is an example using commas as the delimiter.
  1635.  
  1636.    Department Totals For Sunday 05-21-95 To Saturday 05-27-95
  1637.    DATE,Labor,Ex...ngine,Trans & Axle,Electrical,Tuneup,Misc,Heat/Cooling 
  1638.    19960522,245,72.91,0,128.2,0,0,0,66.43,0,0,277.01,0,0 
  1639.    19960523,576.5,86.71,16.9,132.8,0,0,0,64.8,0,1.2,75.22,79.8,0 
  1640.    19960524,142,12.4,0,0,0,0,0,0,0,0,22.85,0,0 
  1641.    19960525,709,78.48,0,0,0,0,93.85,0,33.9,0,8.13,35,0 
  1642.    19960526,120,69.95,0,0,0,0,0,1.19,0,67.95,0,0,0 
  1643.    19960527,157.5,6.14,0,113.8,183.7,0,0,0,0,0,0,0,0 
  1644.  
  1645.  
  1646.    Accounting Menu - Vendor Edit
  1647.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1648.  
  1649.    Select this option to add new vendors to your system. During
  1650.    item addition or when paying out the appropiate vendor can
  1651.    then be selected.
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.                     ACCOUNTING / VOIDS / REPRINTS                33
  1656. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1657.  
  1658.        
  1659.    Store Account Payments
  1660.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1661.     A sale in which 'Store Account Charge' was a type of payment is stored
  1662.     for later payment. Selecting 'Accounting' from the main screen and 
  1663.     then 'Store Acct Payment' will provide a list of those accounts 
  1664.     payable. Select the account for which a payment is being made. If the
  1665.     customer has more than one account payable and the payment is 
  1666.     greater than the account selected then the payment will be applied
  1667.     to the other outstanding accounts as well. For example: John's Cleaning
  1668.     has two invoices on account - #101 for $120.00 and # 180 for $ 80.00.
  1669.     He makes a payment of $ 150.00. Selecting the #101 invoice, we see the
  1670.     total Store Charges of $200. Applying the $150 payment the first 
  1671.     invoice, # 101, is paid in full and for the second invoice, # 180, the
  1672.     balance due is reduced from $ 80.00 to $ 50.00.  The POS system
  1673.     will then print an invoice receipt acknoledging the $ 120.00 invoice
  1674.     as paid in full while the balance due on the $ 80.00 invoice is now
  1675.     $ 50.00.
  1676.     
  1677.    List Accounts
  1678.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1679.    This option allows a list & then print of Store Accounts individually or
  1680.    all outstanding accounts. The first two options - Customer Name &
  1681.    Customer Number - will list individual outstanding accounts by Name 
  1682.    or Customer number respectively. Selecting an account will print the
  1683.    details of that account. 'Print All Account' will print all outstanding
  1684.    accounts with individual invoices listed. The printout from any of the
  1685.    three options could be used to send as a bill to the customer.
  1686.  
  1687.  
  1688.    Canceling or Voiding / Returns / Exchanges
  1689.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1690.    Press the 'END' key to bring up the 'Sale Options' menu.
  1691.    Select 'VOID' from this menu, and then enter the invoice
  1692.    number to be voided.  Voids can only be done for invoices
  1693.    created during the present day; otherwise a 'Return' invoice
  1694.    must be created. Returns or exchange receipts are processed
  1695.    as negative quantities. The 'F7 - Toggle Return / Exchange' 
  1696.    forces a negative quantity to be entered when turned on (The display
  1697.    label turns red for "on" and a light grey for "off").
  1698.  
  1699.  
  1700.    Reprinting An Invoice
  1701.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1702.    To reprint a prior invoice press the 'END' key to bring up the 
  1703.    'Sale Options' menu. Select 'Reprint' from this menu, and then 
  1704.    enter the invoice number.  A duplicate receipt will then be printed.
  1705.  
  1706.  
  1707.                      LAYAWAY ACCOUNTS / System Reset            34
  1708. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1709.  
  1710.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1711.    LAYAWAY ACCOUNTS
  1712.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1713.  
  1714.    SETUP:
  1715.  
  1716.    Store layaway accounts can be set by selecting 'Layaways'
  1717.    from the 'Sale Options' menu by pressing END.
  1718.    The 'New Layaway Account' option will be available if there is
  1719.    a receipt ready on screen. The deposit amount or % down will
  1720.    then be inquired. After tendering the downpayment, the customer
  1721.    information will be prompted. Lastly, the Layaway invoice will
  1722.    be printed.
  1723.  
  1724.    PAYMENTS:
  1725.  
  1726.    Payments on Layaway accounts are received by choosing the
  1727.    'Layaway Payment Option' after selecting 'Layaways' from the END-
  1728.    Sale options menu.  The Layaway account for payment can be recalled
  1729.    by either number or customer name.  The payment is then tendered
  1730.    and a receipt printed.
  1731.  
  1732.    CANCELATION:
  1733.  
  1734.    A Layaway can be canceled by recalling the Layaway by name or
  1735.    number once in the Layaway menu.  The customer can be charged for
  1736.    a cancelation fee against the refund of their payments.
  1737.  
  1738.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1739.    SYSTEM RESET
  1740.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1741.  
  1742.    To clear all sales history information,type in the following
  1743.    from the C:\CJPOS> prompt:
  1744.  
  1745.      CJ_START /RESET
  1746.  
  1747.    Only employees whose status is 'MG' or manager will be allowed
  1748.    to run the reset. After the employee # and password check,
  1749.    selecting "ALL" will clear all sales history related files.
  1750.    However, the following files will be prompted for clearing:
  1751.  
  1752.    CUSTOMER.DBF - the master customer name file.
  1753.  
  1754.    ESTCUST.DBF  - The customers who have estimates in the system.
  1755.  
  1756.    ESTIMATE.DBF - The items/labors for the estimates in the system.
  1757.  
  1758.    ZIPCODES.DBF - The zipcodes of cities that the system has seen.
  1759.                   NORMALLY NOT RESET.
  1760.  
  1761.    VENDORS.DBF  - The names of vendors loaded into the system.
  1762.  
  1763.    All the stock/sku numbers, departments, categories, system setup
  1764.    values & switches, employees, inventory information, and
  1765.    sku sets/kits will remain after the reset.
  1766.  
  1767.                     Notes                                       35
  1768. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1769.  
  1770.    HARDWARE REQUIREMENTS 
  1771.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1772.    The CJPOS system needs an MINIMUM of 3 Meg hard disk space to run.  
  1773.    Naturally as more receipts are written, the program can grow 
  1774.    over 3 Meg in size.
  1775.  
  1776.    *  640 K of RAM is required. 560 K free RAM when starting program is
  1777.       recommended. The FILES= in your CONFIG.SYS should be at least 40.
  1778.    *  DOS 3.30 or higher for the operating system.
  1779.    *  80286 or later micropressor.
  1780.    
  1781.  
  1782.  
  1783.    SCREEN SAVER
  1784.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1785.    The file SAVER.TXT can be edited using a text editor such as the 
  1786.    EDIT.COM supplied with DOS 5.0 and later. To edit from the command
  1787.    prompt: C:\CJPOS>EDIT SAVER.TXT
  1788.    Any number of lines can be in this file but it must have at least
  1789.    one line.
  1790.  
  1791.  
  1792.    DATA BACKUP
  1793.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1794.    
  1795.    Since this program is valuable tool for your business, all the 
  1796.    database information should be *BACKED UP EVERY NIGHT*! This 
  1797.    author worked a POS support Helpdesk for 2 years; hard drives do
  1798.    break!  Some systems failed to have a good backup & all data was
  1799.    lost. Don't let this happen to you. The CJPOS.BAT file which runs
  1800.    the system is already configured to PKZIP the databases to the root
  1801.    directory of your C: drive as CJPOSDBF.ZIP. When closing the system
  1802.    the POS looks for a floppy disk in drive A:. If a disk is found then
  1803.    an additional backup is performed to that diskette. If your desired
  1804.    backup drive is B: then line 6 in CJPOS.BAT must be changed to:
  1805.  
  1806.    CJPOS2 B  
  1807.  
  1808.  
  1809.    INTERNATIONAL OPERATION
  1810.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1811.    Beginning with version 5.19, the international date format of dd-mm-yy
  1812.    can be used with the system instead of the usual U.S. date format of
  1813.    mm-dd-yy. To change the POS system to the dd-mm-yy style you must go
  1814.    to 'System Setup' and then 'System Control Switches'. Also the currency
  1815.    symbol, i.e. $, £, ¥ can be set in the CONTROL.DBF 'CURRSYMBOL' field.
  1816.    Most reports and the receipts have been modified to allow this symbol.
  1817.   
  1818.  
  1819.                      Notes                                       36
  1820. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1821.  
  1822.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1823.    CJPOS DEALER INFORMATION
  1824.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1825.    Dealers can create a DEALER.TXT file & modify the CJPOS.BAT by 
  1826.    changing the line:
  1827.    CJPOS1   ──> to ──> CJPOS1 D   
  1828.    This will put your info upon program exit. This way you can set your
  1829.    own resale price & have the client contact you.
  1830.    See the VENDOR.DOC for a discount schedule on multiple sales of
  1831.    the CJPOS system.
  1832.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1833.  
  1834.  
  1835.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1836.    PRINTING THIS FILE
  1837.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1838.    
  1839.    The embedded print codes in this file are for a generic Epson style 
  1840.    printer. 
  1841.    For HP Printers use: E&l2A&s1C(s10U&k0G(4168T 
  1842.    Move them to the first line of the file, 
  1843.    replacing the Epson printer commands: @x1t1
  1844.  
  1845.  
  1846.